Una Società Italiana del comparto energia si aggiudica l’appalto per la fornitura di servizi e training del personale alla Società elettrica Algerina spa.
Cliente:
Azienda Italiana del comparto Energia
(rispettiamo il diritto alla privacy del cliente non indicandone il nome)
Azienda appaltante:
S.P.E. Societé Algeriènne de Production de l’Eelectricité s.p,a, – Gruppo Sonelgaz – Algeria
Servizio:
Assistenza per partecipazione a bando pubblico algerino. Dal primo contatto al buon esito della gara
Lo scenario
Il nostro cliente, azienda italiana leader nella progettazione, realizzazione e installazione di generatori on-site di gas nobili a elevatissima purezza, è venuta a conoscenza della pubblicazione, da parte di una centrale elettrica della Società Elettrica Algerina, di un bando di gara per la fornitura, messa in servizio e manutenzione di uno skid per la produzione di idrogeno e azoto, oltre al training del personale.
Le aziende di Stato algerine, per ogni genere di investimento e per tutti gli approvvigionamenti di materiali e attrezzature devono avvalersi, per legge, dello strumento della gara d’appalto nazionale e internazionale.
Il nostro cliente disponeva di tutte le conoscenze tecniche e tecnologiche inerenti l’oggetto del tender, ma aveva scarsa conoscenza della macchina burocratica algerina.
Dalla semplice lettura dell’avviso di gara aveva la “certezza” di essere estremamente competitiva dal punto di vista della fornitura, ma trovava molto complesso affrontare sia la fase preparatoria della documentazione richiesta, sia la fase operativa che avrebbe seguito l’eventuale assegnazione.
Conoscendo la nostra esperienza in quel mercato e in particolare delle procedure di partecipazione a gare pubbliche – avendo noi già partecipato sia direttamente, sia affiancando altre società europee a percorsi analoghi – ci ha contattati, per avvalersi dei nostri servizi di assistenza e consulenza, che partono dalla fase preparatoria per accedere al bando e arrivano fino alla conclusione e alla fornitura del servizio.
Gli step
La raccolta di informazioni
Dopo i primi contatti preliminari, i nostri tecnici hanno stilato una check-list preliminare da sottoporre al cliente per raccogliere le prime informazioni relative all’operazione: settore merceologico, tipologia di prodotti/servizi offerti, descrizione sintetica degli impianti oggetto dell’appalto e del loro funzionamento. Contestualmente sono stati presi i primi contatti informali con l’appaltante in Algeria, anche per tramite di “antenne” presenti nel Paese.
Una volta contrattualizzato il rapporto tra STI e il cliente italiano abbiamo avviata l’attività di assistenza e consulenza che ricopre l’intero iter procedurale.
In primo luogo sono state avviate le procedure per ottenere i visti d’ingresso in Algeria per i funzionari e i tecnici del nostro cliente che si sarebbero dovuti recare frequentemente in Algeria durante la fase preparatoria dell’offerta e, contestualmente, è stata avviata la procedura ufficiale finalizzata all’ottenimento del capitolato dell’azienda appaltante.
La fase conoscitiva
Lo step successivo ha previsto una prima visita conoscitiva alla centrale da parte del nostro cliente, sempre accompagnata da nostro personale, durante la quale sono stati approfonditi alcuni degli aspetti tecnici del capitolato ed è stata completata una pre-valutazione degli interventi edilizi e di impianti da realizzare per l’installazione del generatore.
E’ seguìta poi la fase di preparazione del dossier d’offerta: mentre il cliente si preoccupava di redigere l’offerta tecnica e quella economica, STI prestava la propria assistenza per la preparazione di tutta la documentazione amministrativa e per seguire tutti gli aspetti puramente burocratici, compresi i fitti scambi di corrispondenza con la Centrale.
Inoltre, considerando che la gara prevedeva che gli interventi di tipo edilizio/impiantistico fossero realizzati da aziende locali, STI si è preoccupata di mettere in contatto il cliente con un’impresa seria, affidabile e ben organizzata che potesse accompagnarlo nella realizzazione delle opere prescritte garantendo un lavoro di standard elevato.
L’offerta
Il nostro personale insieme a quello del cliente con frequenti incontri sia in-home, sia on-site con l’appaltante, ha approfondito ogni aspetto del tender tanto sotto il profilo documentale, quanto sotto quello tecnico/commerciale per giungere quindi alla stesura definitiva dell’offerta.
A questo punto, STI ha organizzato la visita presso la centrale elettrica per il giorno della presentazione delle offerte; scelta degli hotel, organizzazione dei trasporti interni, lasciapassare e scorta armata, sono stati tutti in carico e responsabilità STI.
Il giorno della presentazione dell’offerta STI ha assistito e sostenuto il cliente durante la riunione di fronte alla commissione appaltante che, all’apertura delle buste, ha eseguito un’analisi di ammissibilità delle offerte esaminando punto su punto il documento presentato.
L’assegnazione dell’appalto
Già all’assegnazione provvisoria dell’appalto – quella definitiva sarebbe giunta a breve – STI si è attivata per affrontare l’importante fase successiva, quella pre-operativa.
L’assistenza si è svolta principalmente lungo due binari: da una parte l’analisi della bozza di contratto tra la “azienda cliente” e l'”azienda appaltante”, la formulazione delle richieste di modifica e le conseguenti lunghe trattative, fino alla stesura definitiva e alla firma; dall’altra l’assistenza alla documentazione bancaria con la preparazione del testo del performance bond e analisi critica della lettera di credito, fino alla sua emissione.
La fase operativa
Anche con l’ausilio di personale locale di fiducia, STI ha attivato l’impresa di costruzioni algerina perché provvedesse a tutti i preparativi e si dotasse dei mezzi e dei materiali necessari per un intervento tempestivo in centrale mentre veniva sottoscritto regolare contratto di subfornitura con il nostro cliente italiano.
STI ha assistito l’impresa algerina subappaltante e il cliente in tutti gli aspetti logistici locali lungo tutto il periodo dei lavori sul posoto, della fornitura dello skid sino alla sua messa in funzione, mantenendo tutti i contatti necessari e facendo da unità di collegamento tra cliente e società appaltante.
Ad ogni step della fornitura, STI ha assistito il cliente anche nella redazione dei verbali di stato di avanzamento lavori, inerenti la messa in servizio dell’opera, dell’inizio del periodo di garanzia tecnica, del verbale di consegna provvisoria.
Quindi, anche in seguito alla messa in servizio del generatore, STI è stata al fianco del cliente per mantenere i rapporti con i dirigenti della centrale, affinché venissero garantiti gli alti standard di servizio che dovevano essere forniti: la continuità dell’assistenza e della manutenzione programmata.
Al termine del periodo di garanzia tecnica, l’ultimo e definitivo passo dell’operazione consisteva nella stesura e sottoscrizione delle parti di un verbale di consegna definitivo, con il quale veniva sancita la conclusione e il “buon fine” della fornitura: anche in questo caso STI ha collaborato alla definizione del testo di concerto con i due attori principali e, successivamente, ha operato affinché il proprio cliente italiano rientrasse di tutte le garanzia di volta in volta rilasciate.
Tuttora, il nostro cliente italiano fornisce alla Società Algerina di Produzione di Energia Elettrica i servizi di manutenzione ordinaria e straordinaria degli impianti e, in caso di necessità, si avvale della nostra collaborazione.
